Phân công công việc hiệu quả

1. Phân công công việc là gì?
Phân công công việc là phân tích, sắp xếp và giao việc cũng như quyền hạn để thực hiện những công việc cho các thành viên trong nhóm. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất một người quản lý cần thực hiện đối với nhân viên của mình. Người phân công phải đảm bảo được tính minh bạch, phù hợp để gia tăng sự gắn kết và để đạt được kết quả tốt nhất.
Cùng với việc phân chia thì nhà quản lý cần phải hỗ trợ và cung cấp nguồn lực, phương tiện cũng như tạo điều kiện tốt nhất cho các thành viên trong nhóm của mình có thể thực hiên công việc. Việc nắm rõ được mong muốn về kết quả cũng sẽ giúp các nhân viết nắm rõ được công việc mà bản thân mình đang làm.
2. Vai trò của việc thực hiện phân công công việc
Trong doanh nghiệp việc hiểu rõ về vai trò của việc phân chia công việc sẽ giúp ích rất nhiều cho cả quản lý và nhân viên.

2.1 Đối với quản lý (người phân việc)
  • Giảm được áp lực công việc cho bản thân
  • Có thêm thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng khác
  • Tạo được sức ảnh hưởng, sự tin tưởng tuyệt đối với nhân viên của mình
  • Hoàn thành tốt mục tiêu công việc đề ra
  • Nâng cao việc kế thừa nguồn nhân lực
  • Thể hiện khả năng quản lý
  • Xác định được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên.
2.2 Đối với nhân viên ( người nhận nhiệm vụ)
  • Được làm đúng công việc yêu thích, tạo hứng thú làm việc
  • Có cơ hội thể hiện bản thân và học hỏi thêm chuyên môn
  • Nắm bắt được công việc và có kế hoạch hành động phù hợp để đạt được mục tiêu
  • Nâng cao giá trị bản thân
  • Có thêm động lực, tinh thần làm việc tốt hơn, tạo sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành tốt công việc được giao.
3. Lợi ích khi tập thể, nhóm áp dụng việc phân chia nhiệm vụ
Khi phân chia công việc hợp lý ở trong nhóm hoặc tập thể sẽ mang lại rất nhiều lợi ích tác động tích cực đến công việc chung của cả nhóm cũng như các cá nhân khác. Dưới đây là một vài lợi ích cụ thể.
  • Các thành viên trong nhóm có thể phát huy tối đa năng lực
Các thành viên khi phát huy tối đa năng lực của mình sẽ là cách hiệu quả nhất giúp nâng cao năng suất làm việc. Vì thế quản lý cần phân công nhiệm vụ rõ ràng dựa trên điểm mạnh và khả năng của mỗi người. Đồng thời phải luôn sẵn sàng, thiện trí để người được giao nhiệm vụ được cảm thấy thoải mái và được tôn trọng từ đó mới tận tâm làm việc.
  • Phát triển năng lực của các thành viên
Bên cạch lợi ích là các nhiệm vụ được hoàn thành hiệu quả hơn, thì việc phân công công việc sẽ giúp các thành viên được nâng cao năng lực chuyên môn của mình hơn. Hiểu rõ thế mạnh của các thành viên và giao nhiệm vụ đúng người đúng việc vừa giúp tăng hiệu quả công việc vừa giúp nhân sự có thể khai phá tiềm năng của bản thân hiệu quả hơn.
  • Tiết kiệm chi phí
Khi giao nhiệm vụ phù hợp với các thành viên trong nhóm, điều này giúp tập thể, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được cho phí. Bởi khi nhiệm vụ phù hợp thì thời gian hoàn thành công việc sẽ nhanh và chất lượng hơn từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí thực hiện dự án, công việc cũng sẽ giảm đi nhiều.
  • Đảm bảo tiến độ công việc đúng hạn
Nêu phân công công việc không hợp lý sẽ khiến tiến độ công việc bị đình trệ, giảm chất lượng công việc, tốn rất nhiều thời gian. Chính vì thể mà nhóm cần thảo luận, bàn bạc cùng nhau để đưa ra những nhiệm vụ phù hợp đối với các thành viên để có thể hoàn thành công việc đúng hạn.

4. Lý do khiến người quản lý gặp khó khăn trong phân công công việc cho nhân viên
Mặc dù phân công công việc mang lại những lợi ích rõ rệt nhưng nhiều nhà quản lý vẫn chưa phân việc thực sự hiệu quả, có thể kể đến những lý do chính dưới đây:
4.1 Lối suy nghĩ: “Phân công công việc là chuyển giao hẳn việc cho người khác”
Harvey Mackay, người sáng lập MackayMitchell Envelope Co., từng nói rằng: “Các nhà quản lý thường nhầm lẫn phân công công việc với chuyển giao công việc. Vì vậy, họ không làm điều đó, và họ sẽ lãng phí thời gian của bản thân cũng như thời gian và nguồn lực của công ty.”
Phân công công việc không phải là dấu hiệu của sự yếu kém, đây là cơ hội để người quản lý chứng minh năng lực và thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Lúc này, người quản lý có vai trò như người dẫn dắt, họ cần cho cấp dưới của mình biết nên thực hiện các công việc nào và cách thức thực hiện những công việc đó.



Phân công công việc không chỉ dừng lại ở giao việc, vì trách nhiệm cuối cùng vẫn thuộc về người quản lý. Họ cần giám sát và đưa ra những tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc cụ thể dựa trên năng lực và nguyện vọng của mỗi cá nhân.
4.2 Người quản lý cho rằng họ có thể làm tốt hơn người khác
Người quản lý có thể lựa chọn không giao việc vì họ cho rằng nhân viên của mình không hoàn thành tốt công việc được giao bằng mình. Sự thiếu tin tưởng này dẫn đến việc người quản lý có suy nghĩ: “Cách đơn giản là tự mình làm mọi thứ”. Đây thực sự là quan niệm sai lầm, thời gian sẽ minh chứng khi họ dần có sự tăng tiến về khối lượng công việc và cấp bậc. Điều cần làm nhất là xây dựng lòng tin của người quản lý vào cấp dưới của mình và trao cho họ cơ hội để thể hiện năng lực làm việc.
4.3 Người quản lý lo lắng rằng phân công công việc gây lãng phí thời gian hơn là tự làm chúng
Một trở ngại khác khi quyết định phân công công việc là có thể mất nhiều thời gian hơn để hướng dẫn người khác cách thực hiện một nhiệm vụ hơn là chỉ tự mình làm.

Và mặc dù điều đó có thể đúng vào lần đầu tiên khi bạn bắt đầu kỹ năng phân việc, nhưng dần dần, thời gian bạn phải dành cho nhiệm vụ đó giảm đi khi nhân viên của bạn đã dần thành thạo công việc được giao, và bản thân bạn đã tiết kiệm được thì giờ khi không còn phải trực tiếp thực hiện những nhiệm vụ đó nữa. Với thời gian này, bạn có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn, như lên định hướng chiến lược, đào tạo hoặc phát triển nhân sự – những việc mà các nhà lãnh đạo phải làm và không thể chuyển giao.


5. Nguyên tắc khi phân chia công việc
Một rào cản phổ biến khác đối với phân công công việc là các nhà quản lý không chắc chắn họ nên và không nên giao những nhiệm vụ nào. Trong khối lượng công việc của một người quản lý, đặc biệt là những người quản lý mới, họ khó phân biệt đâu là những nhiệm vụ nên tự làm và đâu là những nhiệm vụ nên ủy thác.
Nguyên tắc khi giao việc:
  • Để phân chia công việc hiệu quả và phù hợp, người giao việc cần nắm rõ các nguyên tắc sau đây:
  • Đảm bảo phân chia đúng việc cho đúng người, đúng năng lực và thời điểm.
  • Đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng.
  • Luôn đề cao tính công bằng và hợp lý.
  • Luôn giám sát tiến độ.
  • Yêu cầu thành viên phản hồi và báo cáo công việc.
Nhà chiến lược kinh doanh và nghề nghiệp Jenny Blake khuyên: bạn nên tiến hành kiểm tra các nhiệm vụ của mình bằng cách sử dụng các quy tắc dưới đây để tìm ra nhiệm vụ nào của bạn nên được ủy quyền:
  • Tiny (Việc nhỏ): Nhiệm vụ nhỏ là những việc nhỏ chỉ mất một khoảng thời gian ngắn để hoàn thành nhưng lại tăng lên nhanh chóng theo thời gian. Đây có thể là những việc mà cấp dưới hoàn toàn có thể làm thay bạn dễ dàng, ví dụ như: lên lịch họp, đặt chuyến bay cho các chuyến công tác, xóa email spam khỏi hộp thư đến…
  • Tedious (Tẻ nhạt): Các nhiệm vụ nhàm chán là những công việc không cần nhiều chất xám, mang tính lặp, chẳng hạn như sao chép và dán thông tin khách hàng tiềm năng từ công cụ tự động hóa tiếp thị vào CRM. Các nhiệm vụ tẻ nhạt đòi hỏi ít kỹ năng và có thể dễ dàng được giao phó.
  • Time-consuming (Tốn thời gian): Các công việc tốn nhiều thời gian rất phù hợp để chia nhỏ công việc thành nhiều nhiệm vụ con và giao cho người khác.
  • Teachable (Có thể đào tạo được): Những nhiệm vụ mà không đòi hỏi nhiều kiến thức chuyên môn để thực hiện sẽ rất phù hợp để giao cho nhân sự khác phụ trách.
  • Terrible at (Không đủ chuyên môn): Ví dụ nếu bạn không có kỹ năng thiết kế đồ họa, và bạn phải mất gấp sáu lần thời gian để thiết kế banner cho các bài đăng trên blog mà sản phẩm vẫn không thực sự chuyên nghiệp. Vậy tốt hơn hết bạn nên giao nhiệm vụ đó cho một người có chuyên môn để thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
  • Time-sensitive (Nhạy cảm về thời gian): Liệu có là tốt nếu bạn xử lý tất cả các nhiệm vụ thuộc một dự án cần ưu tiên chạy tiến độ? Nếu bạn thực sự không đủ thời gian để xoay sở nó một mình, hãy chia việc cho các thành viên khác trong nhóm cũng hỗ trợ.
Bạn cũng có thể tham khảo nguyên tắc giao việc khoa học và được áp dụng phổ biến trên thế giới theo ma trận Eisenhower: Ma trận Eisenhower – Quản trị thời gian hiệu quả để thành công
6. Hướng dẫn các bước phân công công việc một cách hiệu quả
Để phân công công việc một cách hiệu quả thì nhà quản trị cần lưu ý một số bước sau
6.1 Chọn đúng người, giao đúng việc
Một người quản lý giỏi là người hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên, từ đó phân chia công việc một cách công bằng, hợp lý. Nhân sự được sắp xếp công việc phù hợp với năng lực sẽ giúp họ phát huy được lợi thế, khai thác tiềm năng của chính mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.



Nếu bạn cần ủy thác một nhiệm vụ đòi hỏi tính hợp tác cao, đừng nên giao nó cho người thích làm việc độc lập, hãy phân việc cho người có kỹ năng là việc nhóm và tinh thần hợp tác cao.
Bên cạnh đó, để nâng cao tính tự chủ, sáng tạo của nhân viên, người quản lý có thể lên checklist công việc và cho mọi người lựa chọn nhiệm vụ phù hợp với năng lực của mình. Khi nhân viên cảm thấy được lắng nghe, họ sẽ hứng thú hơn để làm tốt và trách nhiệm hơn với công việc của mình.
6.2 Giải thích lý do vì sao bạn phân việc cho họ
Khi giao nhiệm vụ cho nhân viên, bạn cũng nên giải thích vì sao lại giao nhiệm vụ cho họ. Như Alex Cavoulacos, người sáng lập The Muse đã từng nói: “Khi bạn chọn người để giao việc, hãy nói cho họ biết lý do bạn chọn họ cụ thể như thế nào và bạn hy vọng điều này sẽ giúp họ phát triển như thế nào. Giúp họ coi mỗi nhiệm vụ được giao là cơ hội để đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn hoặc phát triển các kỹ năng mới.”
6.3 Đưa ra các hướng dẫn, hỗ trợ cho nhân viên
Một bản mô tả công việc và hướng dẫn chi tiết cách thực hiện sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp nhân viên của bạn hiểu việc và dễ dàng hoàn thành nhiệm vụ. Người quản lý cũng cần chủ động trao đổi, nhắc nhở nhân viên thường xuyên để khi có vấn đề xảy ra sẽ kịp thời hướng dẫn họ cách xử lý phù hợp. Là người phân việc, bạn cần truyền tải được mục tiêu công việc, kỳ vọng của bạn ngay từ đầu, tinh tế quan sát quá trình làm việc của nhân viên để hạn chế những yếu điểm, tránh mang lại kết quả không mong muốn.

6.4 Cung cấp các nguồn lực và đào tạo
Người quản lý cần đảm bảo rằng khi giao việc, nhân viên của họ có đủ các công cụ và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Ví dụ, nếu bạn yêu cầu ai đó sử dụng một công cụ cụ thể mà họ chưa bao giờ sử dụng trước đây, hãy đảm bảo có một kế hoạch để họ làm quen với công cụ đó trước.


6.5 Trao quyền cho nhân viên
Bên cạnh việc giao nhiệm vụ, người quản lý cần phải trao quyền hạn nhất định cho nhân viên để họ có điều kiện thuận lợi nhất hoàn thành công việc. Không nên quá áp đặt hay lạm quyền, bạn sẽ khiến cấp dưới của mình mất đi sự chủ động, linh hoạt trong xử lý vấn đề. Cần tạo ra một môi trường và văn hóa làm việc dân chủ, nơi mọi người cảm thấy họ có thể chủ động đặt câu hỏi và chủ động ra quyết định.
6.6 Giám sát, đánh giá công việc và phản hồi kịp thời
Kỹ năng phân công công việc tốt không chỉ dừng lại ở giai đoạn giao việc. Người quản lý không nên làm việc “đánh trống bỏ dùi”, tức phân việc nhưng không kiểm soát và đánh giá kết quả. Sự “thả trôi” này có thể dẫn đến nhiều hệ lụy như việc nhân viên không làm đúng yêu cầu ban đầu, kết quả công việc không được như mong muốn.
Trong quá trình thực hiện công việc khó có thể tránh khỏi sự cố và phát sinh, người quản lý cần giám sát chặt chẽ, đánh giá rủi ro để cùng nhân viên của mình kịp thời giải quyết. Sau cùng, một cách để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên là đưa ra phản hồi. Khi có những góp ý từ người quản lý, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm, cần rút kinh nghiệm để cải thiện chất lượng công việc.
6.7 Nói lời cảm ơn và tiếp tục tạo động lực làm việc
Zwilling từng nói: “Đây là bước đơn giản nhất nhưng là lại một trong những bước khó nhất đối với nhiều người. Nó sẽ truyền cảm hứng cho lòng trung thành, mang lại sự hài lòng thực sự cho công việc đã hoàn thành và trở thành cơ sở để cố vấn và đánh giá hiệu suất.”
Khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ hoặc dự án mà bạn giao phó, hãy thể hiện sự đánh giá cao và chỉ ra những việc cụ thể mà họ đã làm đúng, làm tốt. Nhân viên cảm thấy những cống hiến của mình được cấp trên thừa nhận, từ đó họ sẽ có tinh thần làm việc cho hơn để hoàn thành tốt các nhiệm vụ trong tương lai.
Hy vọng qua bài viết trên, chúng tôi đã giúp bạn tìm ra cách thức cũng như kỹ năng phân công công việc hợp lý, hiệu quả nhất. Hãy thử áp dụng ngay hôm nay để quá trình quản lý của bạn mang lại kết quả như mong đợi.
 
Bên trên