Nguyễn Thị Thúy Hằng
Moderator
Quản lý dự án là một công việc không dễ dàng, đòi hỏi nhà quản lý ngoài việc am hiểu kiến thức chuyên môn còn cần sở hữu kỹ năng, công cụ, mẫu biểu… khoa học, chuyên nghiệp.
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả những tri thức hữu ích về nhiệm vụ quan trọng nhưng đầy thách thức này, hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý thời đại số 4.0.
I. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ để hướng dẫn, giám sát, quản lý công việc đội nhóm, nhằm hoàn thành tất cả các mục tiêu theo kế hoạch của dự án trong các thông số đã ấn định về thời gian, chi phí và nguồn lực.
Để hiểu rõ hơn về các khái niệm liên quan, mời bạn lần lượt theo dõi các nội dung chi tiết dưới đây.
II. 5 giai đoạn cơ bản của quy trình quản lý dự án
1. Khởi động dự án:
Tại giai đoạn khởi động dự án, cần xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì người quản lý cùng đội nhóm cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Toàn bộ các thông tin này được ghi lại tại và lưu trữ tại bản điều lệ dự án. Bản điều lệ dự án được xây dựng với những nội dung cụ thể sau đây:
Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
Các bên liên quan tới dự án là ai?
Rủi ro cần xác định của dự án
Những lợi ích thu được từ dự án
Ngân sách dự án
Lịch trình và tiến độ
…
2. Lập kế hoạch
Đây được coi là một bước chuẩn bị và là bàn đạp cho dự án triển khai về sau. Nó là một hoạt động mang tính hệ thống nhằm xác định dự án sẽ do những ai thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào. Các nhà quản lý có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu và đặt kế hoạch, là phương pháp SMART và CLEAR.
3. Triển khai dự án
Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động) để nhóm của bạn trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ… cũng như toàn bộ các thông tin khác của dự án có thể công bố với các bên liên quan.
Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác được thực hiện trong giai đoạn thực thi, gồm:
Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
Chỉ định nguồn lực cho dự án
Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
Thiết lập hệ thống theo dõi
Giao nhiệm vụ
Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết
4. Theo dõi và đánh giá
Sử dụng các công cụ trực quan, mô hình kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum…, phần mềm quản lý dự án để thực hiện theo dõi và đánh giá dự án, công việc của đội nhóm dễ dàng và hiệu quả.
5. Đóng dự án
Một số nhiệm vụ cần người quản lý cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp tất cả những tri thức hữu ích về nhiệm vụ quan trọng nhưng đầy thách thức này, hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý thời đại số 4.0.
I. Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là quá trình sử dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ để hướng dẫn, giám sát, quản lý công việc đội nhóm, nhằm hoàn thành tất cả các mục tiêu theo kế hoạch của dự án trong các thông số đã ấn định về thời gian, chi phí và nguồn lực.
Để hiểu rõ hơn về các khái niệm liên quan, mời bạn lần lượt theo dõi các nội dung chi tiết dưới đây.
II. 5 giai đoạn cơ bản của quy trình quản lý dự án
1. Khởi động dự án:
Tại giai đoạn khởi động dự án, cần xác định mục tiêu, tầm nhìn của dự án, những gì người quản lý cùng đội nhóm cần hoàn thành, cũng như đạt được sự chấp thuận của các bên liên quan. Toàn bộ các thông tin này được ghi lại tại và lưu trữ tại bản điều lệ dự án. Bản điều lệ dự án được xây dựng với những nội dung cụ thể sau đây:
Mục tiêu tổng quát của dự án là gì?
Các bên liên quan tới dự án là ai?
Rủi ro cần xác định của dự án
Những lợi ích thu được từ dự án
Ngân sách dự án
Lịch trình và tiến độ
…
2. Lập kế hoạch
Đây được coi là một bước chuẩn bị và là bàn đạp cho dự án triển khai về sau. Nó là một hoạt động mang tính hệ thống nhằm xác định dự án sẽ do những ai thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào. Các nhà quản lý có thể áp dụng hai phương pháp phổ biến nhất hiện nay để thiết lập mục tiêu và đặt kế hoạch, là phương pháp SMART và CLEAR.
3. Triển khai dự án
Giai đoạn này thường được bắt đầu bằng một cuộc họp kick-off (khởi động) để nhóm của bạn trình bày về dự án, sản phẩm, dịch vụ… cũng như toàn bộ các thông tin khác của dự án có thể công bố với các bên liên quan.
Ngoài cuộc họp kick-off, một số nhiệm vụ khác được thực hiện trong giai đoạn thực thi, gồm:
Tạo dựng đội nhóm, chọn lọc nhân sự
Chỉ định nguồn lực cho dự án
Thực hiện kế hoạch quản lý dự án
Thiết lập hệ thống theo dõi
Giao nhiệm vụ
Tạo lịch trình dự án cập nhật dựa trên sự phát triển
Nếu có nhu cầu, hãy cập nhật kế hoạch dự án khi cần thiết
4. Theo dõi và đánh giá
Sử dụng các công cụ trực quan, mô hình kiểm soát tiến độ, như như biểu đồ Gantt, bảng Kanban, mô hình quản trị dự án linh hoạt Agile, Scrum…, phần mềm quản lý dự án để thực hiện theo dõi và đánh giá dự án, công việc của đội nhóm dễ dàng và hiệu quả.
5. Đóng dự án
Một số nhiệm vụ cần người quản lý cùng với đội nhóm của mình tiến hành ở giai đoạn đóng dự án gồm:
Đánh giá hiệu quả dự án: đánh giá tổng quan và đánh giá chi tiết hiệu quả từng công việc, hạng mục của dự án.
Phân tích hoạt động của các thành viên trong nhóm: tinh thần, năng lực, chuyên môn của từng thành viên đáp ứng được yêu cầu của dự án hay không, cần điều chỉnh như thế nào ở các dự án tiếp theo.
Phân tích dự án: xác định những thành tựu đã đạt được, rút kinh nghiệm từ những thất bại của dự án để có thể tránh tái diễn ở những dự án kế tiếp.
Quyết toán: tất toán ngân sách dự án.